Een executeur dient te handelen als een zorgvuldig executeur. Dat betekent dat hij de taken die in de wet en in het testament staan omschreven, goed moet uitvoeren. Sleutelwoord is “overleg”, in onze praktijk constateren wij dat veel problemen tussen een executeur en erfgenamen voorkomen hadden kunnen worden door overleg en het verstrekken van informatie.

De executeur begint met het inventariseren van de bezittingen en schulden van nalatenschap. Gedacht kan worden aan WOZ-waarde van de woning (nodig voor de aangifte erfbelasting) de waarde van de woning in het economisch verkeer (nodig voor bijvoorbeeld het berekenen van een legitieme portie), banksaldi, inboedel, een auto, kunstwerken, verzekeringen, lijfrentes etc. De executeur moet op grond van de wet zo snel mogelijk een boedelbeschrijving opstellen (4:146 lid 2 BW). Dit is een overzicht waar alle bezittingen en schulden van de nalatenschap op staan.

De executeur doet er verstandig aan om vanaf het begin de erfgenamen doorlopend te informeren. Bij aanvang is het ook handig om contact te houden met de notaris en in overleg af te spreken wie de legatarissen informeert. Als er sprake is van geldlegaten, wat schulden van de nalatenschap zijn, worden deze pas uitgekeerd als alle andere schulden zijn voldaan.

De erfgenamen zijn degenen die uiteindelijk recht hebben op de erfenis. De executeur is degene die de nalatenschap beheert en gereed maakt voor de verdeling. De executeur mag zelf niet verdelen (!). Zolang de executeur aan het werk is, zijn de erfgenamen niet bevoegd om met betrekking tot de erfenis handelingen te verrichten.

Vaak is een executeur zelfstandig bevoegd om boedelbestanddelen te verkopen als dit nodig is voor het voldoen van schulden. Echter, een verstandig executeur zal toch ook altijd de erfgenamen hierbij betrekken.

De executeur heeft een informatieplicht naar de erfgenamen (4:148 BW). Hij geeft hen inlichtingen over de voortgang van zijn werkzaamheden. Een zorgvuldig executeur wacht niet tot hem of haar iets wordt gevraagd, maar informeert de erfgenamen uit zichzelf.

Vaak moet een laatste aangifte worden gedaan voor de inkomstenbelasting van de overledene. Een praktische oplossing is om deze aangifte te laten doen door degene die dat tijdens leven deed. De executeur kan de aangifte ook doen, ook dit weer zoveel mogelijk in overleg met de erfgenamen.

De executeur die zijn benoeming heeft aanvaard, is sinds 1 januari 2012 verplicht om de aangifte voor de erfbelasting te doen. Hij wordt hierdoor hoofdelijk aansprakelijk voor de erfbelasting die door de erfgenamen moet worden betaald. Dit betekent dat als de erfgenamen de erfbelasting niet betalen, de executeur die moet betalen!
Of erfbelasting moet worden betaald, hangt af van de omvang van de nalatenschap, de hoogte van wat de erfgenamen en legatarissen krijgen en de fiscale vrijstellingen. Als de erfgenamen meer erven dan de vrijstellingen moet binnen acht maanden na overlijden aangifte voor de erfbelasting worden gedaan. Op verzoek kan de Belastingdienst deze termijn verlengen. De aangifte voor de erfbelasting moet tijdig worden ingediend. Vanaf 8 maanden na het overlijden brengt de Belastingdienst rente in rekening.

De executeur is klaar als de erfenis klaar is om te worden verdeeld. Hiermee wordt bedoeld dat alle schulden zijn betaald, geen betalingen (inkomsten) meer verwacht worden en alle zaken van de overledene zijn afgewikkeld. De erfgenamen kunnen dan tot verdeling van de erfenis overgaan. De executeur sluit zijn werkzaamheden af met de rekening en verantwoording. Dit is een overzicht van alle uitgaven en inkomsten in de nalatenschap en de handelingen die hij verricht heeft. Deze moet voor akkoord worden ondertekend door de erfgenamen.

In de wet is het loon van de executeur op 1% van het saldo (bezittingen minus schulden) van de nalatenschap gesteld, maar de overledene kan in zijn testament anders hebben bepaald (4:141 BW lid 2). De beloning die een executeur ontvangt, wordt belast voor de inkomstenbelasting.